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Livret d'accueil : contenu obligatoire et preuve Qualiopi

Le livret d'accueil informe les stagiaires avant la formation. Ce qu'il doit contenir pour Qualiopi, ce que l'auditeur vérifie et les erreurs à éviter.

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Livret d’accueil : la preuve que vos stagiaires étaient informés avant de commencer

Le livret d’accueil est le document remis aux bénéficiaires avant le démarrage de la formation. Il les informe des conditions pratiques d’organisation, des ressources disponibles, des procédures à suivre en cas de problème, et de leurs droits pendant la formation.

Pour Qualiopi, le livret d’accueil est une preuve directe de l’indicateur 1 (information du public). L’auditeur demande systématiquement à voir un exemple de livret et vérifie qu’il a été transmis avant le démarrage.

Ce que le livret d’accueil doit couvrir

Informations pratiques : lieu ou accès plateforme, horaires, règlement intérieur, conditions d’accès pour les personnes en situation de handicap, coordonnées du référent handicap.

Ressources pédagogiques : présentation des formateurs, supports mis à disposition, outils et plateformes utilisés, modalités d’accès au soutien technique et pédagogique.

Droits et procédures : comment signaler une réclamation, comment signaler un abandon ou une interruption, comment évaluer la formation, quelles sont les modalités de certification ou d’attestation en fin de parcours.

Ce que l’auditeur Qualiopi vérifie

L’auditeur vérifie trois choses : que le livret existe et est complet, qu’il a été remis avant le démarrage (preuve d’envoi ou de mise à disposition), et que les informations qu’il contient sont cohérentes avec la réalité de votre organisation.

Un livret qui mentionne un “référent handicap joignable par email” mais dont l’adresse n’existe pas, ou une procédure de réclamation qui n’a jamais été testée, sont des incohérences que l’auditeur peut relever.

Sur 3 196 rapports d’audit analysés, l’absence de preuve de remise du livret d’accueil est une non-conformité récurrente. Le document existe, mais la trace de sa transmission aux bénéficiaires est absente.

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FAQ

Questions fréquentes

Quelles informations doit contenir un livret d'accueil pour Qualiopi ?
Le livret d'accueil doit informer les bénéficiaires sur : les modalités pratiques de la formation (accès, horaires, règlement intérieur), les ressources disponibles (formateurs, supports, outils), le dispositif d'accompagnement et d'assistance technique en cas de problème, les modalités d'évaluation, la procédure de réclamation, et les coordonnées du référent handicap. L'indicateur 1 du RNQ exige que ces informations soient communiquées avant le démarrage.
Le livret d'accueil peut-il être dématérialisé pour une FOAD ?
Oui. Le livret d'accueil peut être un document PDF envoyé par email, une page dédiée sur la plateforme LMS, ou tout autre support accessible avant le démarrage. Ce qui compte pour Qualiopi, c'est que le bénéficiaire y ait accès avant le début de la formation et que vous puissiez prouver cet accès (email d'envoi, log de connexion à la plateforme). Un livret non transmis ou transmis le premier jour de formation est une non-conformité.
Le livret d'accueil est-il différent du programme de formation ?
Oui. Le programme de formation décrit le contenu pédagogique : objectifs, méthodes, évaluation. Le livret d'accueil décrit le cadre pratique et organisationnel : conditions d'accès, règlement intérieur, ressources disponibles, procédures administratives (réclamations, abandon). Les deux documents sont complémentaires. Un OF peut les fusionner dans un seul document si tous les éléments requis y figurent.
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