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Non-conformité Qualiopi : protégez vos délais, préparez votre réponse

Une non-conformité Qualiopi est un écart constaté par rapport aux exigences d’un ou plusieurs indicateurs du référentiel.

Vous avez reçu votre rapport d’audit ? Notez la date de notification, le délai d’envoi demandé et l’échéance de correction : six mois pour appliquer les actions d’une mineure, trois mois pour celles d’une majeure. Commencez à traiter le dossier sans attendre la décision du certificateur.

Vous choisissez encore votre certificateur ? Demandez comment il traite les non-conformités avant de signer le devis. Les délais d’examen, les interlocuteurs et les frais après l’audit font partie du choix.

Je vous explique les points que je regarde dans ces deux situations, avec un exemple de correction et les questions à poser au certificateur.

Faire analyser vos écarts Qualiopi

Rapport reçu : relevez vos échéances maintenant

N’attendez pas le dernier jour pour envoyer votre réponse, ni une décision du certificateur pour commencer à traiter votre dossier. Un premier examen peut déboucher sur une demande de précision. Il faut garder du temps pour y répondre.

Mineure ou majeure : lire la qualification du rapport

  • Mineure : l’exigence est prise en compte en partie, sans remise en cause de la qualité de la prestation délivrée.
  • Majeure : l’exigence n’est pas prise en compte, ou seulement en partie lorsque cela remet en cause la qualité de la prestation.

Ces définitions figurent dans l’annexe du Code du travail, II.3. Pour les 17 indicateurs listés plus bas, les non-conformités sont exclusivement majeures. Vérifiez d’abord que l’indicateur s’applique à votre activité et au périmètre audité.

Reprenez votre notification et votre rapport, puis notez :

  • La date de notification, point de départ des délais réglementaires de correction.
  • La date d’envoi demandée pour le plan d’action et les pièces.
  • La date limite de mise en œuvre des actions correctives.
  • L’échéance de votre certificat, si vous êtes en renouvellement : une décision prise après son expiration laisse une période sans certificat valide.

Gardez aussi le nom du destinataire et le canal demandé : mail, plateforme ou formulaire. J’explique cette différence de transmission dans ce passage vidéo.

Une échéance proche, un retour qui tarde ou un constat contesté demandent une action de votre part : transmettre, relancer ou saisir le bon interlocuteur. Une contestation ne vous dispense pas, à elle seule, de respecter les délais. Demandez par écrit quel effet elle a sur votre dossier.

Mineure ou majeure : le délai du plan n’est pas celui des actions

L’article 5 de l’arrêté du 6 juin 2019 consolidé distingue l’envoi du plan, l’application des actions et leur vérification. Les délais d’application ci-dessous partent de la notification de la non-conformité.

Étape Non-conformité mineure Non-conformité majeure
Répondre au rapport Plan transmis dans le délai fixé par le certificateur. Suivre les consignes de réponse de votre certificateur, en tenant compte du délai de mise en œuvre ci-dessous.
Appliquer les actions Sous six mois à compter de la notification. Actions effectives sous trois mois à compter de la notification.
Faire vérifier Contrôle de la mise en œuvre à l’audit suivant. Contrôle avant la décision de certification, au plus tard un mois après l’expiration des trois mois. Un audit complémentaire à distance ou sur site peut être nécessaire.
« pour une non-conformité majeure, la mise en œuvre d'actions correctives doit être effective sous trois mois »
Non-conformité majeure. article 5 de l’arrêté du 6 juin 2019 consolidé. Le délai part de la notification.

Une mineure non levée à l’audit suivant est requalifiée en majeure. Pour une majeure, si les actions ne sont pas effectives sous trois mois, la certification est refusée à l’audit initial ou suspendue lors d’un audit de surveillance, complémentaire ou de renouvellement. Si les actions ne sont toujours pas mises en œuvre dans les trois mois suivant la notification de la suspension, la certification est retirée ou n’est pas renouvelée.

Pour la décision de certification initiale, au moins cinq mineures non levées constituent une majeure. Ce seuil porte sur les non-conformités encore présentes à la décision, pas sur le nombre de documents à corriger. Source : article 1 bis V de l’arrêté consolidé.

Avant de signer : demandez comment les écarts seront traités

Dans les dossiers que j’accompagne, j’ai vu des examens de corrections durer des mois, des traitements facturés et des options payantes proposées pour accélérer l’examen. J’ai aussi constaté des consignes différentes selon les certificateurs. C’est un point à examiner avant l’achat, pas seulement lorsque vous avez votre rapport entre les mains.

Demandez la procédure de certification, les conditions de vente, la grille des frais et la procédure de réclamation ou d’appel. Puis faites préciser ces points par écrit :

Votre question avant de payer La réponse à obtenir
À qui vais-je envoyer mes corrections ? Le canal, l’interlocuteur chargé de les examiner et le contact du certificateur si le dossier reste sans réponse.
Quand dois-je envoyer mon plan et mes preuves ? Le délai demandé et son point de départ : notification, réception du rapport ou autre étape prévue.
Quand mes corrections complètes seront-elles examinées ? Un délai annoncé, son point de départ et la distinction entre moyenne observée et engagement contractuel.
Quels frais supplémentaires peut entraîner le traitement de mes non-conformités ? Le prix de l’examen, des nouvelles lectures et des échanges, ce qui est inclus et ce qui déclenche une facturation supplémentaire.
Dans quel cas un audit complémentaire sera-t-il demandé ? Les conditions, le mode à distance ou sur site, le tarif et les frais associés.
Que couvre une option urgente ou prioritaire ? La programmation de l’audit, l’examen des corrections ou une autre étape précise, avec son prix et son délai écrit.
Comment puis-je contester un constat ou une décision ? Le destinataire, les pièces, le délai, la personne chargée du réexamen et l’effet du recours sur les échéances.

Traitement inclus, audit complémentaire : que publient les certificateurs ?

Les offres et documents ci-dessous ont été consultés le 8 novembre 2026. Comparez le traitement courant des écarts, un éventuel audit complémentaire et les options de priorité : ce sont trois lignes différentes à vérifier dans votre proposition.

  • AFNOR annonce la prise en charge gratuite des écarts mineurs et majeurs. Faites préciser les conditions et le tarif d’un éventuel audit complémentaire. Offre AFNOR.
  • Certifopac annonce le traitement des non-conformités inclus. Sa procédure prévoit un audit complémentaire à partir de dix non-conformités, en renvoyant aux CGV. Demandez comment ce complément s’articule avec l’inclusion annoncée et quel serait son prix. Traitement et tarifs.
  • ICPF indique dans ses FAQ qu’au-delà de cinq majeures, donc à partir de six, un audit complémentaire payant est proposé. FAQ ICPF sur ce seuil.

Un barème publié : l’audit complémentaire à distance ICPF

Les CGUS ICPF V16.1 du 23 octobre 2026, §16, affichent les tarifs suivants, sur proposition ICPF :

  • 2 heures supplémentaires : 310 € HT.
  • 4 heures : 559 € HT.
  • 8 heures : 1 055 € HT.

La durée et le prix de votre intervention doivent figurer dans la proposition. Ces montants ne sont pas le prix d’une simple nouvelle lecture de pièces. Source : CGUS ICPF, grille « Offres & Tarifs ».

Les seuils de ces certificateurs ne sont pas des seuils réglementaires universels. Les six majeures de la FAQ ICPF ne doivent pas être confondues avec les cinq mineures encore non levées qui constituent une majeure à la décision de certification initiale.

Les consignes d’envoi diffèrent aussi. Dans son parcours de renouvellement publié, AFNOR vous demande de valider ou compléter le rapport avec votre plan d’action dans les dix jours suivant sa réception. L’auditeur examine les éléments, puis transmet le rapport à l’expert décisionnaire. Les quinze jours annoncés par ICPF sont une moyenne de traitement, pas une date garantie de levée. Parcours publié par ICPF.

Une priorité payante : pour quelle étape ?

Les fiches ICPF Pass Serenity et Pass Group prévoient une priorité du dossier lors de sa revue par le chef auditeur. Cette priorité appartient à une offre payante comprenant plusieurs services ; ce n’est pas le prix isolé d’une accélération des corrections. Faites préciser l’étape priorisée, les frais et le délai annoncé dans votre proposition. Source : fiches produit ICPF, §17 des CGUS.

L’option de planification urgente ICPF, elle, concerne la programmation de l’audit en moins de trois semaines. Avancer la date de l’audit et accélérer la revue du dossier répondent à deux besoins différents.

Les 17 indicateurs dont les écarts sont uniquement majeurs

L’article 5 prévoit que les non-conformités portant sur les indicateurs suivants sont exclusivement majeures :

Cette liste ne rend pas ces indicateurs applicables à toutes les activités : vérifiez le périmètre et les conditions d’application de chacun dans votre situation. Et un indicateur absent de la liste ne donne pas automatiquement une mineure. La qualification dépend de l’exigence applicable et du manquement constaté.

Source : article 5, liste des indicateurs concernés. Les descriptions sont des résumés pédagogiques de l’annexe du Code du travail en vigueur au 1er novembre 2026, à lire selon votre activité et le périmètre audité.

Avant de corriger, vérifiez ce qui vous est reproché

Une non-conformité doit pouvoir se lire à partir d’un constat précis et d’une exigence applicable. Reprenez les mots du rapport, puis retrouvez la preuve qui manque ou celle qui n’a pas été retenue.

Une exigence et des preuves sont examinées : corriger un écart fondé ou argumenter un constat contestable.

Lisez ensemble l’exigence, le constat et vos preuves. Si le manquement est fondé, préparez l’action qui le traite et sa preuve. Si le constat est contestable, exposez le désaccord et demandez son réexamen avec les éléments correspondants.

Je ne conseille pas d’accepter un écart injustifié pour en finir avec l’audit. Il faut le contester systématiquement, avec le fondement et les preuves. Commencez par demander : « Quelle exigence précise n’est pas satisfaite, et pourquoi la pièce présentée ne la démontre-t-elle pas ? »

Le RNQ n’est pas le seul document à examiner. Le programme de certification et les exigences d’accréditation peuvent aussi fonder des exigences légitimes. Une demande absente du seul guide de lecture n’est donc pas automatiquement infondée. Le Cofrac l’explique dans sa FAQ sur la certification formation professionnelle.

Cherchez la règle réellement applicable à votre cas avant de conclure. Vous pourrez alors répondre sur les faits plutôt que multiplier les documents ou discuter une préférence de présentation.

Réunissez les bonnes sources avant de demander l’aide d’une IA

Connaître le référentiel aide à discuter un constat. Pour examiner votre rapport, rassemblez les documents applicables à la date de votre audit, avec leur version et le passage concerné :

  • Le référentiel et les textes réglementaires : l’exigence applicable et les modalités d’audit, avec leur date d’entrée en vigueur.
  • Le guide de lecture et la FAQ du ministère : la version utilisée pour l’audit et les éventuelles règles de transition. La FAQ V2 connue date du 1er septembre 2023 ; elle doit être recoupée avec les textes qui ont changé depuis.
  • Les documents de votre certificateur : programme de certification, procédure d’audit, traitement des écarts, devis/CGV et procédure de réclamation ou d’appel.
  • Votre situation et vos preuves : date et type d’audit, périmètre, constat exact, pièces présentées et échanges reçus.

Vous pouvez ensuite demander à une IA de rapprocher le constat, l’exigence et les preuves, en donnant la référence exacte de chaque conclusion. Par exemple : « Quel passage applicable à cet audit fonde ce constat ? Quelle pièce répond à cette exigence ? Quel point reste à vérifier ? » Une réponse sans passage précis doit être vérifiée, pas envoyée telle quelle au certificateur.

Reprenez le raisonnement et les pièces avant de répondre. Si vous utilisez un service externe, anonymisez les extraits et vérifiez ses conditions de confidentialité avant de lui transmettre vos documents.

Votre fiche de réponse, un écart à la fois

Pour préparer et suivre votre réponse, vous pouvez copier cette fiche pour chaque écart. Pour l’envoi, suivez le format et le canal demandés par votre certificateur.

  • Écart : numéro / indicateur / constat exact / qualification / date de notification.
  • Cause identifiée : … Si elle reste à vérifier, notez ce qu’il faut examiner.
  • Action à réaliser ou réalisée : … Responsable : …
  • Dates : plan à envoyer avant le … / action à appliquer avant le … / action réalisée le …
  • Preuve : pièce, version et emplacement … Ce qu’elle démontre : …
  • Contrôle du résultat : qui vérifie, quand et comment … Résultat constaté : …
  • Envoi : date, canal, destinataire et accusé de réception …
  • Statut et suite : plan envoyé / complément demandé / action réalisée / vérification attendue / décision reçue. Prochaine échéance et interlocuteur : …

Distinguez ce que vous prévoyez de faire, ce qui est déjà appliqué et le résultat écrit reçu du certificateur. Le cas de la plaquette ci-dessous montre comment rattacher une preuve à l’action qu’elle démontre.

Contester un écart : préparez un désaccord documenté

Un échange avec l’auditeur sur son constat et un appel contre une décision de certification correspondent à des démarches différentes. Utilisez la procédure de votre certificateur au stade où se trouve votre dossier.

  1. Reprenez le constat exact. Indiquez le numéro de l’écart, l’indicateur concerné et la formulation contestée.
  2. Identifiez le fondement. Citez l’exigence applicable, la version du texte et le point précis sur lequel porte le désaccord.
  3. Joignez les preuves. Expliquez ce que chaque pièce démontre, à quelle situation elle se rattache et, si c’est le cas, quand elle a déjà été présentée.
  4. Demandez un résultat précis. Réexamen de la preuve, rectification du constat ou révision de la qualification : formulez ce que vous demandez et pourquoi.
  5. Transmettez au bon destinataire. Respectez le canal et le délai prévus, gardez la copie complète et demandez un accusé de réception. Identifiez qui réexamine votre demande et quand vous devez relancer.

Continuez à gérer les échéances de correction pendant le recours, tant qu’aucun effet suspensif applicable à votre dossier n’est établi par écrit.

À titre d’exemple, la procédure publique AFNOR, consultée le 8 novembre 2026, prévoit une contestation écrite d’une décision sous quinze jours, puis un réexamen et une possibilité d’appel de la seconde décision. Elle précise que la contestation n’a pas d’effet suspensif. Ces quinze jours ne constituent pas un délai universel pour tous les certificateurs ni pour toute discussion d’un constat d’audit.

Après l’envoi : qui examine, qui demande un complément, qui décide ?

Votre réponse ne va pas toujours directement à la personne qui prendra la décision. Selon la procédure, l’auditeur examine les corrections, demande un complément, puis transmet son rapport au certificateur pour revue et décision.

Exemple de circuitExemple initial favorable : vous répondez aux demandes de complément. Après validation des corrections et décision favorable, le certificateur délivre le certificat.Exemple de circuitDOSSIERCOMPLÉMENTRÉPONSEREVUECERTIFICATQUALIOPI
Exemple d’audit initial. Après validation des corrections et décision favorable, le certificateur délivre le certificat. Circuit à vérifier dans la procédure de votre certificateur.

Vous transmettez le plan, les actions mises en œuvre et les pièces par le canal demandé. L’auditeur ou l’examinateur désigné analyse la réponse et demande les précisions nécessaires. Le certificateur suit sa procédure de revue et prend la décision. Un retour vers vous peut donc porter sur une pièce à compléter ou sur une explication à préciser.

Ce circuit est notamment décrit par AFNOR dans les étapes après l’audit. Vérifiez celui de votre certificateur : le même ordre d’interlocuteurs ne s’impose pas partout.

Les consignes internes diffèrent aussi. Demandez qui attend quoi : un plan accepté, des preuves d’application ou une pièce nécessaire à la revue du dossier. Cela vous aide à répondre à la demande reçue au lieu de renvoyer tout le dossier sans explication.

Si vous restez sans retour

Reprenez la preuve d’envoi et l’accusé de réception. Demandez si le dossier est complet, qui l’examine, ce qui reste attendu et à quelle date un retour est annoncé. Si le délai annoncé est dépassé sans réponse, relancez l’interlocuteur puis le service compétent du certificateur prévu par sa procédure, en rappelant votre échéance.

Conservez cinq traces : la réponse envoyée, les pièces jointes, la preuve de transmission, le retour reçu et la décision écrite. Un dépôt sur la plateforme ne constitue pas à lui seul une levée de non-conformité.

Exemple pédagogique : une plaquette existe, mais son envoi n’est pas démontré

Ce scénario pédagogique est construit à partir du geste que je montre dans ma vidéo sur la correction d’une transmission documentaire :

Gravure d’un facteur tenant une lettre et remplissant un document.

effectuer un nouvel envoi et en conserver la preuve.

Étape Ce que l’exemple montre
Constat La plaquette existe, mais la transmission avant l’entrée en formation n’est pas démontrée.
Cause retenue dans ce scénario Personne n’est chargé de vérifier cet envoi avant chaque entrée.
Réponse insuffisante Joindre seulement la plaquette à jour : cela montre son contenu, pas sa transmission.
Correction Désigner le responsable, ajouter le contrôle avant les prochaines entrées et effectuer réellement l’envoi dans la prochaine situation concernée.
Preuve Conserver le mail daté, la pièce jointe et le rattachement au dossier. Expliquer le fonctionnement mis en place.
Suivi Vérifier les prochains envois et l’archivage de leur trace, avec un responsable et une échéance de contrôle.

Si le relecteur demande : « À quelle entrée cette preuve correspond-elle ? », rattachez l’envoi à la situation concernée. La correction montre la nouvelle pratique ; elle ne recrée pas une transmission ancienne manquante.

C’est aussi ce que je vérifie lorsque je regarde un dossier : qui est concerné, à quelle date l’action a eu lieu et ce que la pièce démontre. Vous pouvez voir cette lecture de la chronologie dans ma démonstration d’un dossier. Pour préparer les pièces avant votre passage, consultez aussi comment préparer l’audit Qualiopi.

Comment Formateur Pro travaille sur les non-conformités

On suit toujours le même mécanisme :

  1. Qualifier l’écart : voir si c’est un manque documentaire, un écart de pratique, ou une question de traçabilité. La réponse change selon le cas.
  2. Trouver la cause réelle : un formulaire non daté est un symptôme. La cause, c’est l’absence d’un archivage systématique. On traite la cause.
  3. Construire la preuve corrective : datée, contextualisée, compréhensible sans long discours. Pas un énième document générique, mais une preuve que la pratique existe maintenant.
  4. Préparer la réponse au certificateur : structurée autour de l’indicateur concerné, avec la description du changement mis en place et la preuve qui le démontre.
  5. Anticiper le prochain contrôle : vérifier que la correction tient dans la durée, pas seulement le jour de la transmission.

343 avis Trustpilot, note 4,9/5. Voir le profil Trustpilot Formateur Pro.

Pour comprendre l’ensemble du parcours d’accompagnement, voir la prestation accompagnement Qualiopi.

Questions fréquentes

Dois-je attendre six mois pour envoyer mon plan d’action ?
Non. Pour une mineure, le certificateur fixe le délai de remise du plan. Les six mois concernent la mise en œuvre des actions à compter de la notification. Notez les deux échéances séparément.
Une majeure me laisse-t-elle quatre mois pour corriger ?
Les actions doivent être effectives sous trois mois à compter de la notification. Le mois prévu ensuite concerne la vérification par le certificateur ; il ne prolonge pas votre délai d’action.
Ma réponse est déposée sur la plateforme : l’écart est-il levé ?
Le dépôt atteste une transmission. Retrouvez le retour d’examen et la décision écrite correspondant à votre dossier. Si une pièce complémentaire est demandée, préparez-la dans le délai indiqué.
Le traitement des non-conformités est-il toujours payant ?
Les conditions diffèrent selon le certificateur et la prestation. Certains annoncent le traitement inclus ou gratuit. Demandez ce que couvre le devis, le prix des suppléments éventuels et les conditions d’un audit complémentaire.
Si je conteste, les délais s’arrêtent-ils ?
Ne le présumez pas. Lisez la procédure applicable et faites préciser par écrit l’effet du recours sur vos échéances. Continuez à les gérer tant qu’un effet suspensif n’est pas établi pour votre dossier.
Que préparer pour faire analyser mon rapport ?
Votre rapport, la notification, les échéances, les preuves déjà disponibles et les échanges reçus. Rassemblez aussi la procédure du certificateur pour vérifier le circuit de réponse et de recours.

Votre prochaine action

Si vous avez reçu un rapport avec des non-conformités, ou si vous sentez des points fragiles avant votre audit, le diagnostic qualifie votre situation concrète : type d’écart, niveau de risque, preuves disponibles et priorités de correction.

Faire analyser vos écarts Qualiopi

Si votre situation est urgente, délai de correction court ou audit de surveillance imminent, vous pouvez aussi prendre rendez-vous directement.

3196 dossiers Qualiopi traités depuis 2019. Depuis 2011, Formateur Pro accompagne les organismes de formation sur leur certification.

Sources et explications